1 Le principe, en une phrase
Trois conséquences pratiques :
- L'école n'a aucune liste à fournir — ni fichier d'étudiants à transmettre, ni mise à jour à chaque nouvelle promo. Le domaine de l'adresse suffit.
- Vous n'avez aucune inscription à saisir, quel que soit le nombre d'étudiants. Une promo entière passe sans intervention.
- L'étudiant ne fait rien de particulier — il crée son compte comme n'importe qui, et son accès est déjà ouvert quand il arrive.
2 Ce que vit l'étudiant
Quatre écrans, moins d'une minute — à condition qu'il ouvre bien l'e-mail de confirmation.
Il saisit son adresse
Sur la page d'entrée, un seul champ : son adresse e-mail.
Il est reconnu
Le domaine correspond à une école partenaire : le formulaire s'ouvre, adresse déjà remplie. Sinon, il part vers la page des formules.
Il confirme son e-mail
L'étape décisive : c'est elle, et elle seule, qui fait poser l'étiquette de son école.
Il entre, tout est ouvert
Le catalogue est accessible et le site affiche les couleurs de son école.
Le détail des quatre pages — entrée, formules, paiement, validation — est décrit dans l'aide « parcours d'inscription ».
3 Ce qui se déclenche, côté plateforme
Deux automatisations LearnWorlds, qui se passent le relais. Elles sont dans Utilisateurs → Automatisations.
| Titre | Quand | Alors | Étiquette | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Enroll users when they are tagged | A tag is added to a user | Enroll in products | ecole-essec | |
| Tag users based on their registration email | User verifies their email | Add user email … | — |
Automatisation 1 — elle pose l'étiquette.
Quand l'étudiant valide son adresse, celle-ci est examinée. Si le domaine est celui
d'une école partenaire, l'étiquette de cette école est posée sur le compte — pour l'ESSEC,
ecole-essec.
Conséquence à connaître : un étudiant qui ne clique jamais le lien reçu par e-mail n'a aucun accès, même avec une adresse universitaire — et le délai n'est plus de quelques secondes, il peut durer indéfiniment. C'est aujourd'hui la première cause de « ça ne marche pas pour certains ». En attendant, le site lui montre des cours verrouillés dont le clic mène à l'écran de validation, jamais à un paiement.
Automatisation 2 — elle ouvre l'accès. Dès que l'étiquette apparaît, l'étudiant est inscrit au programme qui contient les cours auxquels son école a droit.
ecole-essec inscrit au programme
« Collection 3 mois », qui contient l'ensemble du catalogue (55 cours au 4 août 2026).4 Pourquoi une étiquette, et pas un groupe d'utilisateurs
| Groupe d'utilisateurs | Étiquette | |
|---|---|---|
| Nombre d'étudiants | 200 maximum par groupe | Aucune limite |
| Nombre d'écoles | 10 groupes sur notre formule | Aucune limite |
| Ajout automatique | Par domaine e-mail, étiquette ou champ de profil | Par domaine e-mail, à l'inscription |
5 Ajouter une nouvelle école
Deux réglages dans LearnWorlds ouvrent l'accès. Le troisième point ajoute la reconnaissance visuelle sur le site.
Faire poser l'étiquette de la nouvelle école
Ouvrir l'automatisation « Tag users based on their registration email »
et y ajouter le domaine de la nouvelle école, associé à une étiquette au même format :
ecole-hec, ecole-escp. Les sous-domaines sont couverts —
@student.essec.edu compte comme essec.edu.
Faire ouvrir l'accès à cette étiquette
Dupliquer l'automatisation « Enroll users when they are tagged », puis, sur la copie : mettre la nouvelle étiquette comme déclencheur et choisir le programme auquel cette école a droit. C'est ici que se règle une offre différente d'une école à l'autre.
Réglage LearnWorldsDéclarer l'école dans le site
Une entrée à ajouter dans la table des partenaires : nom de l'école, étiquette, domaine(s), logo et textes affichés à ses étudiants. Une seule entrée pilote tout — le badge « avec <École> » en tête de site, la section dédiée sur la page d'accueil, la reconnaissance de son domaine sur la page d'inscription et la bande des écoles partenaires.
Où est cette table ? Elle s'appelle PARTENAIRES et vit
dans tokens.js, le fichier qui porte la charte du site. C'est du code :
elle ne se modifie pas depuis une interface, contrairement aux couleurs que règle le
configurateur. D'où la mention ci-dessous.
Tester avec un vrai compte avant d'annoncer
Créer un compte avec une adresse du nouveau domaine, ouvrir l'e-mail de confirmation et cliquer le lien, puis vérifier que l'accès s'ouvre et que l'école s'affiche. Cinq minutes qui évitent une promo bloquée le jour du lancement.
⚠️ Un test qui s'arrête avant le clic sur le lien ne prouve rien : c'est précisément l'étape qui déclenche tout.
Vous et nous6 Modifier ou retirer une école
| Ce que vous voulez faire | Où | Effet |
|---|---|---|
| Ajouter un second domaine (ex. les alumni) | L'automatisation « Tag users… » et la table PARTENAIRES |
Les deux endroits doivent recevoir le domaine, sinon l'étudiant est reconnu à un endroit et pas à l'autre. |
| Changer le programme auquel une école a droit | Son automatisation d'inscription | S'applique aux nouveaux inscrits. Les comptes existants gardent l'accès déjà obtenu. |
| Changer un texte ou le logo affiché | La table PARTENAIRES (dans tokens.js) |
Immédiat pour tous les étudiants de cette école. |
| Fin de contrat : couper l'accès | Désactiver son automatisation, puis retirer l'étiquette | Désactiver arrête les nouveaux comptes. Retirer l'étiquette ferme aussi l'accès des étudiants déjà inscrits. |
7 Ce qui peut casser, et comment l'éviter
- Un nouveau cours n'arrive pas tout seul. L'accès des écoles passe par un programme. Un cours créé et non ajouté à ce programme reste invisible pour leurs étudiants. À vérifier à chaque nouveau contenu.
- Le nom de l'étiquette doit être exact.
ecole-essecest le mot qui relie l'automatisation, l'accès et l'affichage. Une majuscule ou un accent de plus, et le lien est rompu — sans aucun message d'erreur. - La vérification de l'e-mail n'est plus seulement indispensable : c'est le déclencheur. Depuis le 5 août, l'étiquette est posée à la validation de l'adresse, pas à la création du compte. Un compte jamais validé reste sans accès, et rien ne le signale côté administration : pensez-y avant de conclure à une panne.
- Un domaine de test est traité comme une école partenaire. Il permet de vérifier tout le parcours gratuit sans compte universitaire — il est mappé sur l'étiquette de l'ESSEC, donc un compte de test voit le site aux couleurs de cette école. À nous demander de le retirer avant une ouverture large.
- L'école déclarée dans le profil ne compte pas. Le champ « votre école » du formulaire est déclaratif : l'étudiant y met ce qu'il veut. L'accès ne s'appuie jamais dessus, uniquement sur l'adresse vérifiée.
- Rien n'est visible avant connexion. Un visiteur non connecté voit le site standard ; les couleurs de son école n'apparaissent qu'une fois le compte créé.
8 Qui fait quoi
| Étape | Qui | Où |
|---|---|---|
| Le contrat fixe le périmètre | Vous | Domaine e-mail, programme concerné, autorisation d'utiliser le logo |
| L'étiquette posée sur le domaine | Vous | LearnWorlds → Utilisateurs → Automatisations |
| L'inscription déclenchée par l'étiquette | Vous | LearnWorlds → Utilisateurs → Automatisations |
| L'habillage du site | Nous | Table PARTENAIRES dans tokens.js — nous transmettre textes et logo |
| Le compte de test avant l'annonce | Vous et nous | Une adresse du nouveau domaine, sur le site |