1 Le principe, en une phrase
Trois conséquences pratiques :
- L'école n'a aucune liste à fournir — ni fichier d'étudiants à transmettre, ni mise à jour à chaque nouvelle promo. Le domaine de l'adresse suffit.
- Vous n'avez aucune inscription à saisir, quel que soit le nombre d'étudiants. Une promo entière passe sans intervention.
- L'étudiant ne fait rien de particulier — il crée son compte comme n'importe qui, et son accès est déjà ouvert quand il arrive.
2 Ce que vit l'étudiant
Quatre écrans, moins d'une minute — à condition qu'il ouvre bien l'e-mail de confirmation.
Il saisit son adresse
Sur la page d'entrée, un seul champ : son adresse e-mail.
Il est reconnu
Le domaine correspond à une école partenaire : le formulaire s'ouvre, adresse déjà remplie. Sinon, il part vers la page des formules.
Il confirme son e-mail
L'étape décisive : c'est elle, et elle seule, qui fait poser l'étiquette de son école.
Il entre, tout est ouvert
Le catalogue est accessible et le site affiche les couleurs de son école.
Le détail des quatre pages — entrée, formules, paiement, validation — est décrit dans l'aide « parcours d'inscription ».
3 Ce qui se déclenche, côté plateforme
Deux automatisations LearnWorlds, qui se passent le relais. Elles sont dans Utilisateurs → Automatisations.
| Titre | Quand | Alors | Étiquette | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Enroll users when they are tagged | A tag is added to a user | Enroll in products | ecole-essec | |
| Tag users based on their registration email | User verifies their email | Add user email … | — |
Automatisation 1 — elle pose l'étiquette.
Quand l'étudiant valide son adresse, celle-ci est examinée. Si le domaine est celui
d'une école partenaire, l'étiquette de cette école est posée sur le compte — pour l'ESSEC,
ecole-essec.
Conséquence à connaître : un étudiant qui ne clique jamais le lien reçu par e-mail n'a aucun accès, même avec une adresse universitaire — et le délai n'est plus de quelques secondes, il peut durer indéfiniment. C'est aujourd'hui la première cause de « ça ne marche pas pour certains ». En attendant, le site ne lui propose jamais de payer : le bandeau qu'il voit en tête de page lui demande de valider son adresse, et rien d'autre.
Automatisation 2 — elle ouvre l'accès. Dès que l'étiquette apparaît, l'étudiant est inscrit au programme qui contient les cours auxquels son école a droit.
ecole-essec inscrit au programme
« Collection 3 mois », celui qui donne accès au catalogue.4 Pourquoi une étiquette, et pas un groupe d'utilisateurs
| Groupe d'utilisateurs | Étiquette | |
|---|---|---|
| Nombre d'étudiants | 200 maximum par groupe | Aucune limite |
| Nombre d'écoles | 10 groupes sur notre formule | Aucune limite |
| Ajout automatique | Par domaine e-mail, étiquette ou champ de profil | Par domaine e-mail, à l'inscription |
5 Ajouter une nouvelle école
Deux réglages dans LearnWorlds ouvrent l'accès (étapes 1 et 2) ; un écran d'administration règle tout le reste (étape 3) — l'aiguillage de la page d'entrée, le logo, et les textes que voient ses étudiants. Vous n'avez besoin de nous que pour l'étape 4, et seulement si l'école accepte d'être nommée publiquement.
Faire poser l'étiquette de la nouvelle école
Ouvrir l'automatisation « Tag users based on their registration email »
et y ajouter le domaine de la nouvelle école, associé à une étiquette au même format :
ecole-hec, ecole-escp. Les sous-domaines sont couverts —
@student.essec.edu compte comme essec.edu.
Faire ouvrir l'accès à cette étiquette
Dupliquer l'automatisation « Enroll users when they are tagged », puis, sur la copie : mettre la nouvelle étiquette comme déclencheur et choisir le programme auquel cette école a droit. C'est ici que se règle une offre différente d'une école à l'autre.
Réglage LearnWorldsCréer son board dans « Boards écoles »
Depuis le configurateur, colonne de gauche, Administration → Boards écoles : « + Nouveau board », et vous saisissez le nom affiché, l'identifiant (l'étiquette de l'étape 1, à l'orthographe près), les adresses de l'école, et vous cochez « l'école prend en charge ses étudiants » si elle paie pour eux.
C'est cette case qui fait qu'une adresse de ce domaine, saisie sur la page d'entrée, part vers l'inscription gratuite au lieu des formules. La même carte porte le logo et les textes affichés à ses étudiants sur la page d'accueil (bandeau et cartes d'accompagnement).
⚠️ Cette case oriente, elle n'ouvre aucun cours. L'accès vient de l'étiquette posée à l'étape 1. Cochée sans que l'automatisation reconnaisse le domaine, l'étudiant arrive sur une inscription gratuite qui ne lui donne rien.
Écran « Boards écoles » — sans nousNous dire si l'école doit apparaître dans la vitrine
La bande « Écoles partenaires » de la page d'entrée, elle, est publique : elle nomme des écoles à des gens qui n'ont pas de compte. Une école ne s'y ajoute donc pas toute seule — c'est une décision commerciale, et elle suppose que le contrat autorise à citer le nom.
C'est la seule chose qui reste dans le code : le nom, l'étiquette et le logo de cette bande. Tout le reste — domaines, accès, textes, logo du bandeau — est dans l'écran ci-dessus.
À notre charge — nous dire oui ou non, et fournir le logoTester avec un vrai compte avant d'annoncer
Créer un compte avec une adresse du nouveau domaine, ouvrir l'e-mail de confirmation et cliquer le lien, puis vérifier que l'accès s'ouvre et que l'école s'affiche. Cinq minutes qui évitent une promo bloquée le jour du lancement.
⚠️ Un test qui s'arrête avant le clic sur le lien ne prouve rien : c'est précisément l'étape qui déclenche tout.
Vous et nous6 Modifier ou retirer une école
| Ce que vous voulez faire | Où | Effet |
|---|---|---|
| Ajouter un second domaine (ex. les alumni) | L'automatisation « Tag users… » et le champ « Adresses de l'école » du board | Les deux endroits doivent recevoir le domaine, sinon l'étudiant est reconnu à un endroit et pas à l'autre : l'un donne l'accès, l'autre l'aiguille vers le bon formulaire. |
| Changer le programme auquel une école a droit | Son automatisation d'inscription | S'applique aux nouveaux inscrits. Les comptes existants gardent l'accès déjà obtenu. |
| Changer un texte ou le logo affiché à ses étudiants | Boards écoles → sa carte « Ses sections sur la page d'accueil » | Sans nous, et sans mise en ligne du site. |
| Arrêter d'orienter ses adresses vers l'inscription gratuite | Boards écoles → décocher « l'école prend en charge ses étudiants » | Ses futurs étudiants partent vers les formules. ⏳ Jusqu'à 5 minutes avant que le site en tienne compte. |
| Fin de contrat : couper l'accès | Désactiver son automatisation, puis retirer l'étiquette | Désactiver arrête les nouveaux comptes. Retirer l'étiquette ferme aussi l'accès des étudiants déjà inscrits. Décocher la case du board ne suffit pas : elle oriente, elle n'autorise pas. |
7 Ce qui peut casser, et comment l'éviter
- Un nouveau cours n'arrive pas tout seul. L'accès des écoles passe par un programme. Un cours créé et non ajouté à ce programme reste invisible pour leurs étudiants. À vérifier à chaque nouveau contenu. Relevé le 24 août : 44 cours sur 229 n'appartiennent à aucun programme — pour l'essentiel des versions anglaises. Le board de suivi les compte : c'est là qu'on s'en aperçoit.
- Le nom de l'étiquette doit être exact.
ecole-essecest le mot qui relie l'automatisation, l'accès et l'affichage. Une majuscule ou un accent de plus, et le lien est rompu — sans aucun message d'erreur. - La vérification de l'e-mail n'est plus seulement indispensable : c'est le déclencheur. Depuis le 5 août, l'étiquette est posée à la validation de l'adresse, pas à la création du compte. Un compte jamais validé reste sans accès, et rien ne le signale côté administration : pensez-y avant de conclure à une panne.
- Un domaine de test est traité comme une école partenaire. Dans
LearnWorlds, une automatisation associe
boks.appà l'étiquetteecole-essec: un compte de test emprunte donc la chaîne réelle de l'ESSEC, catalogue offert et couleurs comprises. C'est un bon banc d'essai, et c'est aussi un faux : relevé le 24 août, 7 comptes@boks.appportent cette étiquette contre 3 adresses@essec.edu— les chiffres de cette école sont donc majoritairement des tests. Le retrait se fait dans l'automatisation LearnWorlds, et il vaut mieux le faire avant qu'une vraie école ne regarde son board. - L'école déclarée dans le profil ne compte pas. Le champ « votre école » du formulaire est déclaratif : l'étudiant y met ce qu'il veut. L'accès ne s'appuie jamais dessus, uniquement sur l'adresse vérifiée.
- Rien n'est visible avant connexion. Un visiteur non connecté n'a pas d'identité, donc pas d'école : il voit le site standard. Ce n'est pas un réglage oublié, c'est structurel. Un étudiant qui vient de s'inscrire ne voit son école qu'une fois son adresse validée — c'est la validation qui pose l'étiquette.
- Un texte enregistré dans le board remplace celui d'origine. Tant qu'une école n'a rien de rédigé, le site sert le modèle écrit dans le code, et l'écran le dit (« ces textes ne sont pas encore enregistrés »). Enregistrer un formulaire à moitié rempli met donc ce demi-contenu à la place du modèle. Ce n'est pas irréversible : vider tous les champs et enregistrer rend la main au modèle.
8 Qui fait quoi
| Étape | Qui | Où |
|---|---|---|
| Le contrat fixe le périmètre | Vous | Domaine e-mail, programme concerné, autorisation d'utiliser le logo |
| L'étiquette posée sur le domaine | Vous | LearnWorlds → Utilisateurs → Automatisations |
| L'inscription déclenchée par l'étiquette | Vous | LearnWorlds → Utilisateurs → Automatisations |
| Les domaines, l'orientation vers l'inscription gratuite | Vous | Configurateur → Administration → Boards écoles |
| Le logo et les textes vus par ses étudiants | Vous | Boards écoles → « Ses sections sur la page d'accueil » |
| La bande publique « Écoles partenaires » | Nous | Le code du site — nous dire si l'école accepte d'y être nommée, et fournir le logo |
| Le compte de test avant l'annonce | Vous et nous | Une adresse du nouveau domaine, sur le site |